Gebäudeservices gehören in vielen Nebenkostenabrechnungen zu den größeren Posten. Gleichzeitig sind sie eine häufige Streitquelle: Darf der Hausmeister voll umgelegt werden, obwohl er auch Reparaturen erledigt? Ist die Neubepflanzung des Vorgartens Gartenpflege? Und was gilt, wenn der Winterdienst von einer Fachfirma kommt?
Dieser Ratgeber erklärt für Vermieter, Hausverwaltungen und Eigentümer, welche Leistungen rund um Reinigung, Grün, Winterdienst und Hausmeister in der Regel umlagefähig sind, wo die Grenze zu Instandhaltung und Verwaltung verläuft und wie Rechnungen gestaltet sein sollten, damit die Abrechnung prüffähig bleibt.
Die Grundlagen: Wann Betriebskosten umgelegt werden dürfen
Nach § 556 Abs. 1 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Welche Kostenarten dazugehören, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf.
Drei Voraussetzungen sind entscheidend:
- Vereinbarung im Mietvertrag: Ohne wirksame Umlagevereinbarung trägt der Vermieter die Kosten selbst. Nach der Rechtsprechung genügt in der Regel ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV müssen dagegen einzeln benannt sein.
- Laufende Kosten: Umlagefähig sind wiederkehrende Kosten des Betriebs, keine einmaligen Anschaffungen oder Reparaturen.
- Jährliche Abrechnung: Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB).
Die vier Kostenarten des Gebäudeservice
Für Gebäudeservices sind vor allem vier Nummern der BetrKV relevant.
Straßenreinigung und Winterdienst (§ 2 Nr. 8)
Dazu gehören die Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen. Der Winterdienst wird in der Regel dieser Position zugeordnet – einschließlich Streumittel und der Vergütung eines beauftragten Winterdienstes. Pflichten, Zeiten und Organisation erklärt unser Ratgeber zur Räum- und Streupflicht.
Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 9)
Umlagefähig ist die Säuberung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile, etwa Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und Aufzugskabine. Typisch ist die Treppenhausreinigung; auch die Reinigung der Fenster in Gemeinschaftsbereichen gehört in der Regel dazu. Zur selben Nummer zählt die Ungezieferbekämpfung. Kostenfaktoren und Intervalle beschreibt der Ratgeber Treppenhausreinigung: Kosten & Umlage.
Gartenpflege (§ 2 Nr. 10)
Gemeint ist die Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, die Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand sowie die Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die nicht dem öffentlichen Verkehr dienen. Rasenmähen, Laubbeseitigung, Heckenschnitt und Beetpflege fallen typischerweise darunter. Nach dem Bundesgerichtshof können auch die Kosten für das Fällen eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums grundsätzlich als Gartenpflege umgelegt werden (BGH, VIII ZR 107/20).
Hauswart (§ 2 Nr. 14)
Umlagefähig sind die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen für den Hauswart, soweit seine Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Wichtig: Soweit der Hauswart Arbeiten nach den Nummern 2 bis 10 und 16 erledigt – etwa Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Winterdienst –, dürfen diese nicht zusätzlich unter der jeweiligen Nummer abgerechnet werden. Das gilt auch, wenn ein externer Hausmeisterservice beauftragt ist.
Was nicht umlagefähig ist: Instandhaltung, Reparatur, Verwaltung
§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Kostengruppen ausdrücklich aus: Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Zu den Verwaltungskosten zählen unter anderem die Kosten der für die Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht und die Kosten der Geschäftsführung. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten fallen an, um Mängel infolge von Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung zu beseitigen und den bestimmungsmäßigen Gebrauch zu erhalten.
Für den Gebäudeservice bedeutet das: Reparaturen, der Austausch defekter Bauteile, Malerarbeiten im Treppenhaus, die Koordination von Handwerkern oder Wohnungsübergaben gehören nicht in die Betriebskosten. Auch die erstmalige Anlage oder grundlegende Umgestaltung einer Außenanlage gilt in der Regel nicht als laufende Gartenpflege. Gleiches gilt für einmalige Reinigungen nach Bau- oder Sanierungsarbeiten.
Die folgende Übersicht fasst typische Leistungen zusammen:
| Leistung | BetrKV | umlagefähig? |
|---|---|---|
| Treppenhausreinigung durch Dienstleister | § 2 Nr. 9 | in der Regel ja |
| Reinigung von Kellergängen, Fluren, Aufzugskabine | § 2 Nr. 9 | in der Regel ja |
| Reinigung nach Handwerker- oder Sanierungsarbeiten | keine | in der Regel nein |
| Rasenmähen, Heckenschnitt, Laubbeseitigung | § 2 Nr. 10 | in der Regel ja |
| Ersatz abgestorbener Pflanzen und Gehölze | § 2 Nr. 10 | in der Regel ja |
| Erstanlage oder Neugestaltung von Außenanlagen | keine | in der Regel nein |
| Fällung eines morschen, nicht standsicheren Baums | § 2 Nr. 10 | grundsätzlich ja |
| Winterdienst durch Fachfirma, Streumittel | § 2 Nr. 8 | in der Regel ja |
| Anschaffung von Schneeschiebern oder Gartengeräten | keine | in der Regel nein |
| Hausmeister: Reinigung, Grünpflege, Winterdienst | § 2 Nr. 14 | ja, ohne Doppelabrechnung |
| Hausmeister: Reparaturen und Kleininstandsetzung | keine | nein |
| Hausmeister: Wohnungsübergaben, Verwaltungsaufgaben | keine | nein |
Hausmeister mit Mischtätigkeit: Kosten aufschlüsseln
In der Praxis übernehmen Hausmeister fast immer beides: umlagefähige Tätigkeiten wie Reinigung, Grünpflege und Winterdienst sowie nicht umlagefähige wie kleine Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben. Der Anteil für Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung muss herausgerechnet werden, bevor die Hauswartkosten umgelegt werden. Verlangt ein Mieter Belegeinsicht, muss nachvollziehbar sein, wie die Aufteilung zustande gekommen ist.
Bewährte Wege zur sauberen Aufschlüsselung:
- Leistungsverzeichnis mit getrennten Positionen: Der Vertrag mit dem Hausmeisterservice weist umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen getrennt aus, idealerweise mit eigenem Preis.
- Zeiterfassung nach Tätigkeitsart: Bei Abrechnung nach Stunden werden Einsätze den Kategorien Reinigung, Grünpflege, Winterdienst, Reparatur und Verwaltung zugeordnet.
- Separate Rechnungen: Reparaturen und Sonderaufträge werden getrennt vom laufenden Service berechnet.
- Nachvollziehbare Schätzungen: Wo keine genaue Erfassung möglich ist, sollte die Aufteilung auf einer plausiblen, dokumentierten Grundlage beruhen. Pauschale Abzüge ohne Begründung führen häufig zu Streit.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot
Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist bei der Abrechnung der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Vermieter sollen nur Kosten umlegen, die bei vernünftiger Abwägung von Kosten und Nutzen angemessen sind. Das billigste Angebot ist nicht zwingend vorgeschrieben – Qualität, Zuverlässigkeit und Nachweisführung dürfen eine Rolle spielen. Überhöhte Preise, unnötige Leistungen oder zu häufige Intervalle können Mieter aber beanstanden.
Praktisch bewährt haben sich:
- Leistungsumfang und Intervalle am Objekt ausrichten, nicht an Maximalstandards,
- Verträge regelmäßig überprüfen und bei Bedarf Vergleichsangebote einholen,
- Leistungen bündeln, um Anfahrten und Koordinationsaufwand zu reduzieren,
- Entscheidungsgrundlagen dokumentieren, etwa Angebotsvergleiche und Begehungsprotokolle.
Belege und Rechnungen: So bleibt die Abrechnung prüffähig
Eine gute Nebenkostenabrechnung beginnt bei der Rechnung des Dienstleisters. Für Hausverwaltungen sind folgende Punkte hilfreich:
- Objektbezug: Eine Rechnung je Objekt oder eine klare Aufteilung nach Objekten, wenn mehrere Häuser betreut werden.
- Zuordnung zur Kostenart: Getrennte Positionen für Gebäudereinigung, Gartenpflege, Winterdienst und Hauswart – passend zur Gliederung der Abrechnung.
- Leistungszeitraum: Den Zeitraum angeben, damit Kosten dem richtigen Abrechnungsjahr zugeordnet werden können.
- Arbeitskosten getrennt ausweisen: Arbeits- und Fahrtkosten getrennt von Material und Entsorgung – das ist für die Steuerermäßigung der Mieter nach § 35a EStG wichtig.
- Nicht umlagefähige Leistungen separat: Reparaturen, Sonderreinigungen nach Baumaßnahmen und Verwaltungsleistungen auf eigenen Rechnungen.
- Leistungsnachweise: Einsatzprotokolle, Reinigungspläne und Begehungsberichte, die auf Nachfrage vorgelegt werden können.
§ 35a EStG: Was Mieter steuerlich geltend machen können
Mieter können Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die über die Nebenkosten abgerechnet werden, in der Regel steuerlich geltend machen. Nach § 35a EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten – bei haushaltsnahen Dienstleistungen wie Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst und Hausmeistertätigkeiten um höchstens 4.000 Euro im Jahr, bei Handwerkerleistungen um höchstens 1.200 Euro im Jahr. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material.
Voraussetzung ist, dass sich der Anteil des Mieters aus der Nebenkostenabrechnung ergibt oder durch eine Bescheinigung des Vermieters oder der Verwaltung belegt wird. Für Unternehmen gilt die Steuerermäßigung nicht; dort sind solche Kosten in der Regel Betriebsausgaben.
Gebäudeservice mit klarer Abrechnung
Damit Betriebskosten umlagefähig bleiben, muss die Struktur schon im Vertrag mit dem Dienstleister stimmen. AXO REAL übernimmt Hausmeisterservice, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Winterdienst für Hausverwaltungen, Eigentümer und Unternehmen – mit Leistungsverzeichnissen, die umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen trennen, und Rechnungen, die sich den Kostenarten der Abrechnung zuordnen lassen. Mit 40 Jahren Erfahrung kennen wir die Anforderungen von Verwaltungen ebenso wie die Fragen von Mietern. Von Wuppertal aus betreuen wir Objekte in der Region. Bei einer kostenfreien Objektbegehung nehmen wir den Bedarf auf und erstellen ein Angebot, das zu Ihrer Abrechnung passt.
Stand: 14. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
